Facture électronique en Italie : meilleures pratiques, opportunité et enjeux

La mise en œuvre de la facture électronique démontre la volonté de l’Italie de réformer son système fiscal. Pour favoriser l’introduction de la facture électronique, le gouvernement a récemment adopté de nouvelles mesures fiscales relatives aux délais d’émission des factures, à la déduction de la TVA, à la comptabilité et d’autres questions connexes.
Toutefois, le système normatif peine à suivre le rythme de cette innovation technologique. Ce qui laisse entrevoir la probable adoption de nouvelles mesures législatives dans les mois à venir pour répondre aux principales critiques qui surgissent à mesure que l’échéance approche. À quelques semaines de la généralisation de la facture électronique, la capacité à résoudre ces questions conditionneront une introduction partielle ou progressive, contrairement à ce qui avait été prévu à l’origine.

Toute personne souhaitant émettre une facture en Italie doit se doter d’un logiciel conforme à certaines normes et capable de générer un fichier de type XML. Ce fichier XML doit être transmis au portail gouvernemental « Sistema d’Interscambio » chargé de gérer l’émission, le contrôle et la délivrance des factures électroniques. Compte tenu du volume à traiter, le développement d’un tel système représente un défi technique. La manière dont il sera surmonté sera d’un grand intérêt.
La normalisation apportera d’énormes avantages à la fois sur le plan de la comptabilité et sur celui du transfert de données. Ce qui signifie que la plateforme gouvernementale devra être compatible avec de nombreux autres systèmes. Avec pour promesse sous-jacente, des gains d’efficacité supplémentaires et donc des avantages pour le client final qui, de plus en plus conscient de la numérisation des processus, aura de moins en moins recours au papier.

Les professionnels de la comptabilité jouent un rôle de premier plan dans l’introduction de la facture électronique. En lien direct avec leurs clients, ils occupent une position idéale pour évaluer leur niveau de préparation à la numérisation et, le cas échéant, proposer les mesures à adopter.
Actuellement, de nombreuses petites entreprises ne sont pas suffisamment familiarisées avec ce changement technologique pour pouvoir gérer le nouveau système. Il faudra donc les aider à implémenter les outils technologiques nécessaires sans obstacles administratifs ou coûts supplémentaires, ce qui représentera l’un des défis les plus importants.

Compte tenu du rôle central de la profession comptable dans cette phase délicate, il s’agit d’un sujet qui doit être prioritaire pour les responsables de l’ordre. Dès lors, le Conseil national a présenté au gouvernement italien des propositions visant à simplifier la facturation électronique et à réduire les contraintes administratives. La collaboration entre les dirigeants de l’ordre et le gouvernement s’avère donc fondamentale.

En outre, le Conseil national s’attèle à créer une plateforme de facturation électronique qui devrait être compétitive par rapport aux autres solutions sur le marché. Ce qui représente une excellente initiative, même si elle est peut-être jugée un peu tardive. Une telle plateforme à faible coût devrait permettre aux comptables agréés d’offrir un meilleur service à leurs clients tout en leur assurant d’être prêts à relever ce défi.

Les ordres locaux ont, quant-à-eux, principalement axé leurs efforts sur la formation en organisant de nombreuses conférences. Une bonne connaissance tant du point de vue réglementaire que technologique étant gage d’un meilleur service.
L’administration fiscale, en collaboration avec le Conseil national de l’ordre et d’importantes revues professionnelles notamment, a organisé des évènements similaires afin de fournir des informations sur les questions fiscales relatives à la facture électronique.
A l’avenir, de nombreuses autres formations seront organisées pour assurer un partage des connaissances sur la facturation électronique.
Un tel changement radical nécessite la collaboration des dirigeants (Conseil national de l’ordre, gouvernement, administration fiscale, ordres locaux, etc.) afin de créer un système homogène, efficace et fonctionnel.

Les professionnels comptables sont les premiers interlocuteurs vers lesquels les entreprises se tournent afin de résoudre leurs problèmes fiscaux et comptables. Ils connaissent parfaitement l’activité et l’état de l’infrastructure technologique de leurs clients.
Grâce à la facture électronique, l’échange de documents avec les clients deviendra beaucoup plus rapide. Les comptables pourront directement collecter les documents clients à partir du portail de facturation électronique ce qui permettra de recevoir automatiquement tous les documents de l’entreprise tout en évitant leur perte.
De plus, comme les factures électroniques sont transformées en fichier XML standard, elles pourront être exportées vers les logiciels de comptabilité, réduisant à proportion les opérations de saisie de données. Ce qui libérera du temps pour effectuer plus de contrôles sur les documents mais également pour proposer d’autres services tels que le contrôle de gestion ou l’analyse budgétaire. Ce qui implique de former les collaborateurs à ces autres tâches à plus forte valeur ajoutée.
En outre, la numérisation de l’ensemble du système comptable orientera les professionnels vers un autre type de conseil consistant à aider les entreprises à structurer leur système d’information, principalement d’un point de vue comptable.

Cette numérisation progressive devrait exacerber la concurrence. Les entreprises informatiques, les banques ou les startups pourraient offrir des services de comptabilité similaires à ceux proposés par la profession comptable (par exemple, la comptabilité des PME). Néanmoins, avec une préparation appropriée et une mutualisation des moyens, les professionnels de la comptabilité seront en mesure de conserver leur leadership grâce à des compétences économiques et financières bien supérieures à celles de leurs concurrents.
Cependant, ceci nécessite un parfait fonctionnement de l’ensemble du système (plateforme de facturation électronique, droit fiscal, etc.). Dès lors, il est nécessaire de faire appel à des institutions qui devront travailler avec la profession comptable pour créer un système parfait.

La facture électronique obligatoire pour tous les contribuables est un projet ambitieux et complexe.
De nombreuses entreprises ne sont pas encore prêtes à répondre à cette obligation. Le système fiscal doit être réformé et l’infrastructure technologique doit fonctionner parfaitement. Toutefois, il était important d’avoir pu donner ce signal, l’échéance de janvier 2019 ayant eu pour effet d’amener les entreprises, les professionnels de la comptabilité et les éditeurs de logiciels à s’emparer de ce sujet. Ainsi, cela a suscité beaucoup de changements au cours des derniers mois.
Dernièrement, à la suite de l’introduction du RGPD en Italie, des questions relatives à la protection de la vie privée ont également surgi et devront être résolus pour permettre le lancement de la facture électronique.
Le gouvernement italien et l’agence italienne de protection de la vie privée travaillent ensemble pour obtenir un résultat optimal.
La possibilité d’introduction progressive de la facture électronique reste ouverte. L’obligation pourrait d’abord concerner les grandes entreprises avant de s’étendre aux plus petites.
Quoiqu’il en soit, l’expérience italienne pourrait s’avérer très utile pour de nombreux autres pays européens. En attendant que les normes de facturation électronique traversent les frontières nationales pour créer un système de facturation électronique à l’échelle européenne. Cela devrait être, à l’avenir, l’un des objectifs de l’Union européenne.

Traduction de l’anglais au français sous la responsabilité du Lab50.

Notes